Siirry pääsisältöön
Tilasto-oppaat
Tilastokeskuksen etusivulle

Tutkimusaineistot etäkäytössä

4 Hakuprosessi ja sopimuskäytännöt

4.1 Mikroaineiston käyttölupa

Tilastokeskuksen mikroaineistojen tutkimuskäyttö edellyttää käyttölupaa. Tilastokeskus voi luovuttaa tilastotarkoituksiin keräämiään tietoja yhteiskuntaoloja koskevia tieteellisiä tutkimuksia ja tilastollisia selvityksiä varten. Hallinto-, valvonta- tai muihin vastaaviin tarkoituksiin tietoja ei voida käyttää.

Kun haet käyttölupaa, yksilöi riittävän selvästi tietojen käyttötarkoitus ja Tilastokeskuksesta haluamasi tiedot, sekä niiden ohella käytettävät muut tietoaineistot. Liitä hakemukseen tutkimussuunnitelma, salassapitositoumukset sekä mahdollisten muiden aineistojen käyttöluvat.

Käyttölupahakemuksen tekijänä voi olla viranomainen, laitos tai tutkimuksen vastuullinen johtaja. Käyttölupaa voi hakea myös yksittäinen tutkija. Silloinkin kun hakija on viranomainen tai laitos, käyttölupa myönnetään nimetylle henkilölle tai henkilöille. Jos henkilö(t) vaihtuu tai siirtyy toiseen laitokseen, jossa tutkimusta halutaan jatkaa, on käyttölupa haettava uudelleen.

Käyttölupahakemuksella on mainittava kaikki tietojen käsittelyyn osallistuvat henkilöt. Käyttöluvan saajalla on velvollisuus huolehtia siitä, että muut tietojen käyttöön osallistuvat ovat selvillä tietojen käyttölupaehdoista ja noudattavat niitä. 

Kuvio. Mikroaineistojen hakuprosessi

Seuraavat vaiheet kuuluvat mikroaineistojen hakuprosessiin: tutustu aineistoihin, hae käyttölupaa, teemme käyttölupahakemuksen, teemme sopimuksen, koostamme aineiston ja toimitamme aineiston.

Mikroaineistojen hakuprosessi kuvataan seuraavassa osiossa.

4.2 Käyttöluvan hakuprosessi

Mikroaineiston hakuprosessi käynnistyy, kun toimitat allekirjoitetun käyttölupahakemuksen liitteineen Tilastokeskuksen kirjaamoon. Käyttölupa ja tutkimusaineistot ovat maksullisia. 

Käyttölupahakemuksen tulee sisältää:

  • Salassapitositoumukset kaikilta aineiston käsittelyyn osallistuvilta henkilöiltä.
  • Tutkimussuunnitelma, josta selviää miten ja mihin tarkoitukseen Tilastokeskuksen aineistoja aiotaan käyttää.
  • Kaikkien hankkeen etäkäyttäjien sähköpostiosoitteet ja matkapuhelinnumerot.
  • Muiden viranomaisten luvat, mikäli muiden viranomaisten aineistoja viedään etäkäyttöjärjestelmään.

Mikäli aineiston käyttötapa on luovutettu aineisto (eli aineisto luovutetaan suorin tunnistein) tai kun rekisteritietoja suunnitellaan liitettäväksi kyselytutkimukseen, tulee hakemukseen liittää myös tietosuojaseloste. 

Tarvittaessa voit ottaa yhteyttä tutkijapalveluihin ja SISU-mallin osalta mikrosimulointiin. Tutkijapalveluista saat apua saatavilla olevista aineistoista, niiden käyttömahdollisuuksista sekä palveluiden hinnoittelusta ja aikataulusta.

Käyttölupahakemuksen saavuttua Tilastokeskukseen tutkijapalvelut valmistelee ja alustaa käyttölupapäätöksen. Tässä vaiheessa selvitetään, onko hakemuksen mukainen aineisto muodostettavissa ja luovutettavissa tutkimukseen. Tarvittaessa käyttölupahakemukseen pyydetään Tilastokeskuksen tilastoeettisen lautakunnan lausunto, jonka tuella aineistosta vastaava tilastojohtaja voi myöntää/evätä käyttöluvan. Käyttölupapäätös toimitetaan tutkijalle sähköpostitse. Jos käyttölupaa ei myönnetä, tutkija voi muuttaa hakemusta tai valittaa päätöksestä.

Ennen kuin toimeksianto voidaan toteuttaa, laaditaan ja allekirjoitetaan sopimus tutkimuspalvelusta etäkäytössä. Sopimuksessa määritellään:

  • aineiston toimitusmuoto
  • toimitusaikataulu
  • palvelun sisältö
  • hinta.

Sopimus astuu voimaan, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sen. Sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen aineisto kootaan ja työstetään haluttuun muotoon Tilastokeskuksessa ja toimitetaan sovitusti tutkijalle. Tutkimusaineisto voidaan antaa käyttöön etäkäyttöpalvelussa, Tilastokeskuksen tiloissa tutkimuslaboratoriossa tai tietyissä tapauksissa luovuttaa tutkijalle. Tutkijapalvelut ottaa mielellään vastaan palautetta tutkimusaineistoista niiden laadun ja käytettävyyden parantamiseksi. 

Lisätietoa hakemusprosessiin liittyen Tilastokeskuksen verkkosivuilta

4.3 Käyttöluvan ehdot

Käyttöluvan ehtojen mukaisesti tietoja saa käyttää vain käyttölupapäätöksessä yksilöityyn tarkoitukseen. Tietoja on myös käsiteltävä luottamuksellisina, eikä niitä saa luovuttaa edelleen ilman Tilastokeskuksen lupaa. Aineiston käyttäjät eivät saa yrittää tunnistaa aineistosta yksittäisiä tietojen kohteita. Kaikki tietojen käsittelyyn osallistuvat allekirjoittavat salassapitositoumuksen.

Käyttölupa myönnetään yleensä määräajaksi. Tämän vuoksi tulee käyttölupahakemuksessa ilmoittaa käyttötarkoituksen edellyttämä aineiston arvioitu käyttöaika. Määräaika voidaan poikkeuksellisesti jättää asettamatta, jos sen asettaminen tietojen käyttötarkoituksen kannalta ei ole mahdollista ja tietosuojanäkökohdat voidaan muilla tavoin riittävästi ottaa huomioon. 

Käyttöluvan voimassaolon päättymisen jälkeen tutkijalla ei ole enää pääsyä etäkäyttöjärjestelmään, ja Tilastokeskuksen ulkopuolelle luovutettu tietoaineisto on palautettava tai hävitettävä käyttöluvan voimassaolon päätyttyä. Kaikki aineistosta otetut kopiot ja välitiedostot on myös hävitettävä. Hävittämisestä on ilmoitettava Tilastokeskukselle. Salassapitovelvollisuus on voimassa myös käyttöluvan päätyttyä. Käyttöluvan saajan vastuulla on huolehtia käyttöajan voimassaolosta hakemalla tarvittaessa käyttöluvan jatkoaikaa riittävän ajoissa. 

Käyttöluvan saajalta voidaan myös edellyttää selvityksen tai tutkimuksen esittämistä Tilastokeskukselle tietosuojatarkastusta varten ennen sen julkistamista. Tutkimuksen tuloksia julkistettaessa lähteenä on mainittava Tilastokeskus. Julkaistut lopputuotteet tai niiden viitetiedot tulee myöskin toimittaa Tilastokeskukseen. 

Tietojen käyttöä koskevan salassapitovelvollisuuden, vaitiolovelvollisuuden ja hyväksikäyttökiellon rikkomisesta on säädetty rangaistus. Näistä rikoksista rangaistus tutkijoille voi olla sakko tai enintään vuosi vankeutta.

Käyttöluvan ehtojen vastainen käyttö tai sääntörikkomus vaikuttaa organisaation ja/tai tutkijan oikeuksiin jatkossa saada käyttöoikeus Tilastokeskuksen aineistoihin.

4.4 Etäkäyttöjärjestelmä

Tilastokeskuksella on käytössä FIONA-etäkäyttöjärjestelmä, jossa tutkijan työasemalta avataan etäyhteys Tilastokeskuksen palvelimelle verkkoyhteyden kautta. Etäkäyttöjärjestelmän kautta pääset tutkijana käyttämään Tilastokeskuksen aineistoja suojatusti. Tutkimustuloksia tai muuta materiaalia saa siirtää järjestelmästä pois vain tarkastusmenettelyn kautta.

Muiden viranomaisten aineistoja on mahdollista käyttää tietoturvallisesti etäkäyttöjärjestelmässä myös ilman Tilastokeskuksen aineistoja. Tällöin ei tarvita käyttölupaa, vaan hakijan on täytettävä etäkäytön tilaus -hakemus.

Kirjaudu järjestelmään

Etäkäyttöjärjestelmän tunnistautumistavat ovat Virtu/Valtion tunnistuspalvelu, Haka, Suomi.fi ja Edugain. Tunnistautuminen FIONA-järjestelmään vahvistetaan Duo Mobile -tunnistautumisella. Tämä edellyttää Duo Security -sovelluksen asentamista kännykkään.

Käytettävät ohjelmat

Kullakin hankkeella on oma työskentelytila, jossa käytössäsi on analyysiohjelmia (SPSS, STATA, R ym.). Mikrosimuloinnissa käytössäsi on SISU-mikrosimulointimallin käyttöön tarkoitettu SAS EG -ohjelma.

Järjestelmän käyttö on maksullista ja käytöstä kerätään lokitietoja laskutusta, järjestelmän ylläpitoa ja valvontaa varten.

Lisätietoja etäkäyttöjärjestelmän käyttämisestä voit lukea luvusta 5 Etäkäytön hyvät käytännöt

Miten liityt etäkäyttöjärjestelmään?

Käyttöluvan saatuasi sinun tulee selvittää, onko organisaatiollasi/laitoksellasi voimassa oleva sopimus tutkimusaineistojen etäkäytöstä (ns. organisaatiosopimus) Tilastokeskuksen kanssa.

  1. Mikäli organisaatiollasi ei ole sopimusta etäkäytöstä, ottakaa yhteyttä Tilastokeskuksen tutkijapalveluun sekä täyttäkää ja toimittakaa Tilastokeskukselle selvitys etäyhteyteen liittyvistä tietosuoja- ja tietoturvakäytännöistänne. Tilastokeskus laatii sopimuksen etäkäyttöyhteyden avaamisesta ja ylläpidosta (organisaatiosopimus). Sopimuksessa määritellään käytön ehdot sekä organisaatiosi hallinnollinen ja tekninen yhteyshenkilö.
  2. Kaikkien etäkäyttöön liittyvien tutkijoiden on toimitettava etäkäyttösitoumus, mikäli sellaista ei ennestään ole. Käyttäjät tutustuvat tutkijapalveluiden sääntöihin ja ohjeisiin ja allekirjoittavat tutkijakohtaisen etäkäyttösitoumuksen.
  3. Tilastokeskus perustaa hankkeelle projektikansion etäkäyttöjärjestelmään ja avaa etäyhteyden asiakkaan määrittelemistä käyttäjien työkoneiden IP-osoitteista.

Alla oleva kuva havainnollistaa etäkäyttöprosessin vaiheita.

Kuva. Etäkäyttöprosessi

Etäkäyttöprosessissa varmistetaan, että organisaatiolla on sopimus etäkäytöstä, etäkäyttöselvitys on tehty ja tutkijat ovat tutustuneet sääntöihin ja ohjeiseen ja etäkäyttösitoumus on tehty. Vasta kun ne ovat kunnossa, perustetaan projektikansio etäkäyttöjärjestelmään ja luodaan tunnukset tutkijoille.

Aineiston käsittelystä etäkäyttöjärjestelmässä voit lukea luvusta 5 Etäkäytön hyvät käytännöt ja tietosuoja-asioista luvusta 3 Tutkimusaineistojen tietosuoja.

Ulkomailla (EU) työskentelevien tutkijoiden osalta etäkäyttö on mahdollista suomalaisen etäkäyttöön kuuluvan organisaation kautta etäkäyttösitoumuksessa määritellystä työtilasta. Etäyhteys otetaan suomalaisen organisaation kautta, ei suoraan Tilastokeskukseen. Ulkomailta tapahtuva käyttö edellyttää käyttölupapäätöstä.